e-Collectivités met à disposition de ses adhérents la plateforme PLEIADE pour dématérialiser les procédures administratives dans le respect de la règlementation. Sur cette plateforme, les modules ACTES, HELIOS, DOCUMENT A FAIRE SIGNER, CONVOCATIONS servent à :

• Déposer des documents et leurs pièces jointes avant signature électronique et/ou télétransmission
• Récupérer les documents, leurs pièces jointes et les fichiers informatiques de traçabilité.

 
L'outil sert de "bus de communication" et n'est pas voué à conserver vos documents sur le long terme.
 
Fin décembre 2023, le taux d’espace utilisé sur le serveur par le stockage des fichiers a atteint 98.4% de sa capacité. Afin d’assurer le maintien en conditions opérationnelles de PLEIADE, nous avons procédé à la suppression des documents antérieurs à 2 années. Cette action de maintenance, réalisée dans l’urgence, nous a permis de réduire ce taux d'occupation à 90%.
 
Par ailleurs, une montée de version de l’outil (Pastell) est planifiée début 2024. Afin de préparer cette migration, le prestataire exige de diminuer le volume de données contenu sur l’outil.
 
Ces actions de suppression de données ne pénalisent pas votre collectivité car :

• Les actes sont téléchargés, affichés dans votre collectivité, intégrés dans le registre papier à cet effet,
• Les flux comptables sont également stockés dans les logiciels de gestion financière,
• Les documents à faire signer sont des fichiers signés électroniquement à valeur juridique. Ils doivent (normalement) être stockés sur vos poste(s) ou serveur(s)
• Les convocations n'ont pas vocation à être archivées sur du long terme.

 
Nous vous informons que lors du déploiement de la nouvelle version Pastell, la suppression des documents sera pérennisée. Ces actions seront paramétrées pour être exécutées, automatiquement, au quotidien, en limitant la durée de conservation des documents sur le serveur à 6 mois. Vous pouvez donc, d'ores et déjà, récupérer les documents que vous souhaitez conserver sur vos propres serveurs .
Ces informations sont détaillées dans une convention d’utilisation des services e-Collectivités qui vous sera communiquée au cours de ce 1er trimestre. 
 
Enfin, à partir de ce début d’année 2024, nous allons initier une réflexion sur les usages de la GED par le biais de groupes de travail utilisateurs. L’objectif est de vous proposer, à terme, des solutions de stockage et d’archivage automatisées de vos documents transitant via Pléiade.
 
Pour tout complément d’information, les agents du pôle e-administration se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans ces bonnes pratiques.