Centralisez, organisez et sécurisez le patrimoine documentaire de votre collectivité tout en facilitant le partage des documents entre les services.
La gestion électronique de documents (GED) permet aux collectivités de stocker, organiser et retrouver facilement leurs documents numériques, tout en facilitant la collaboration entre les services.
Pourquoi utiliser ce service ?
Les collectivités produisent quotidiennement un volume important de documents : délibérations, conventions, dossiers administratifs, documents techniques ou encore pièces liées aux projets.
Sans organisation structurée, ces documents peuvent être difficiles à retrouver ou à partager entre les services.
La GED permet de centraliser les documents, organiser leur classement et faciliter leur consultation, tout en sécurisant leur accès et en améliorant la gestion de l’information.
Les bénéfices pour la collectivité :
- centraliser les documents administratifs dans un espace sécurisé
- faciliter la recherche et l’accès aux documents
- améliorer la collaboration entre les services
- structurer le classement et l’organisation des documents
- sécuriser l’accès aux documents selon les profils utilisateurs.
- stockage et organisation des documents dans un espace sécurisé
- structuration des dossiers et des arborescences documentaires
- recherche rapide des documents
- gestion des droits d’accès selon les utilisateurs
- partage de documents entre les services.
- mise à disposition de la solution GED
- accompagnement à la mise en place de l’arborescence documentaire
- accompagnement à la définition des règles de nommage
- formation des référents GED à l'administration de la solution
- formation des agents à l’utilisation de la solution
- assistance et support utilisateurs
La mise en place d’une gestion électronique de documents constitue souvent un projet structurant pour l’organisation de la collectivité. Elle implique de repenser les pratiques de gestion documentaire, les circuits de validation et les modalités de partage des documents entre les services.
Pour accompagner les collectivités dans cette transformation, e-Collectivités propose une prestation facultative d’accompagnement à la gestion de projet GED.
Cet accompagnement permet de structurer le projet, d’adapter l’outil aux besoins de la collectivité et de faciliter l’appropriation de la solution par les équipes.