En raison de l'augmentation exponentielle des volumes de données dans les organisations, y compris les collectivités locales, et de la nécessité de gérer les documents de manière organisée et accessible, les solutions de gestion électronique de documents (GED) ont été développées pour répondre à ces enjeux. Ces solutions visent à faciliter le stockage, la gestion, la recherche et la distribution des documents de manière plus efficace et sécurisée.
 
Nous proposons une GED depuis quelques années déjà dans notre offre des services, qui n'est pas tout à fait déployée comme nous l'aurions espéré. Une réflexion a donc été entamée ces derniers mois pour mieux comprendre les usages et les attentes de nos adhérents. Peut-être n'avons-nous pas assez travaillé sur les usages spécifiques de cette solution, la présentant trop souvent comme un simple outil de stockage de documents...
 
En juin, nous avons évalué deux types d'outils : d'une part, "Nextcloud", pour répondre à des besoins de stockage avec des fonctionnalités collaboratives intéressantes, et d'autre part, la dernière version communautaire d'Alfresco, notre GED actuelle, qui offre des fonctionnalités spécifiques à une GED, telles que la classification et l'indexation, le contrôle des versions, la recherche étendue, et la conservation des documents conformément aux réglementations légales, pour n'en citer que quelques-unes.
 
Après ces tests et nos échanges avec certains d'entre vous, nous ne sommes pas convaincus qu'une solution de stockage seule soit une réponse adaptée. D'autant plus que des outils comme Office 365, déjà déployés à grande échelle dans les organisations, sont proposés par certains EPCI à leurs communes membres.
 
En septembre, cette étude se poursuit. Nous questionnerons les adhérents qui utilisent déjà la GED pour connaître, plus dans le détail, leurs usages et surtout leurs attentes. Parallèlement, nous réfléchissons à la mise en place une démarche d'appropriation plus concrète basée sur des usages identifiés, comme des arborescences types ou l'optimisation, entre-autres, de certains processus métier et flux de travail.
 
La réflexion est donc toujours en cours. Si vous souhaitez apporter votre éclairage, nous serions ravis de recevoir vos contributions. N'hésitez pas à contacter Mme Sandrine Briaud, cheffe de projet par mail : sandrine.briaud@ecollectivites.fr