e-Collectivités met à votre disposition le bureau virtuel PLEIADE pour vous aider à dématérialiser vos procédures administratives dans le respect de la règlementation. 

Vous y trouvez les rubriques ACTES, CONVOCATIONS, FLUX FINANCIERS, SIGNATURE ELECTRONIQUE, par le biais desquelles vous pouvez :

• Déposer des documents et leurs pièces jointes, 
• Faire signer électroniquement des documents, 
• Télétransmettre certains documents au contrôle de légalité,
• Récupérer les documents, leurs pièces jointes et les fichiers informatiques de traçabilité.

Quand le bureau virtuel Pléiade vous facilite l’accès à ces différents modules, c’est le logiciel Pastell qui porte ces fonctionnalités de dépôt et le parapheur électronique de l’éditeur Libriciel les fonctionnalités de signature.

Fin mars 2024, le taux d’espace utilisé sur le serveur Pastell pour le stockage des fichiers atteint 92.88% de sa capacité, ce qui est problématique.

Nous devons diminuer le volume de stockage en mettant en place un système de purge automatique pour deux raisons :

• Vous permettre de déposer prochainement vos pièces d’urbanisme (volumineuses), un service très demandé
• Préparer la montée de version de l’outil (Pastell) planifiée en 2024

 
Ces actions de suppression de données ne pénalisent pas votre collectivité car :

• Les actes sont téléchargés, affichés dans votre collectivité, intégrés dans le registre papier à cet effet. 
• Les flux comptables sont également stockés dans les logiciels de gestion financière.
• Les documents à faire signer sont des fichiers signés électroniquement à valeur juridique. Ils doivent (normalement) être stockés sur vos poste(s) ou serveur(s).
• Les convocations n'ont pas vocation à être archivées sur du long terme.

 
Pour toutes ces raisons, il est important de récupérer les documents que vous souhaitez conserver sur vos propres serveurs d’ici début juin prochain.

A noter, lors du déploiement de la nouvelle version de Pastell, la suppression automatisée des documents sera pérennisée. 

Enfin, nous avons initié une réflexion sur les usages de la GED. L’objectif est de vous proposer, à terme, des solutions de stockage et d’archivage automatisés de vos documents transitant via Pléiade.
 
Pour tout complément d’information, les agents du pôle e-administration se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans ces bonnes pratiques.