Comme indiqué dans nos précédentes communications, nous vous rappelons que Pastell n'est pas un espace de stockage de vos actes, documents, flux financiers etc. Il est important de bien penser à les récupérer une fois leurs traitements terminés.
Nous travaillons à la suppression des flux de Pastell afin de préparer la mise à disposition du Pack Urbanisme et la montée de version de Pastell.
Certains d'entre vous ont remarqué que des actes et des documents à signer changeaient d'état :
- en l'état "Versé à la GED" pour les actes
- en l'état "État versé à la GED" pour les documents à faire signer
Dans le cadre de la purge, nous avons pris en compte vos craintes et avons décidé de :
- Créer un site collaboratif archivage sur notre solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Alfresco, avec un répertoire par communes, nous permettant de restreindre les accès
- Basculer les flux actes en état "traitement terminé" et les flux documents à faire signer en état "Etat signature récupérée" sur ce site collaboratif d'archives en GED, par collectivité, afin de pouvoir supprimer automatiquement de Pastell tous les flux de plus d'un an. Ces traitements se font collectivité par collectivité. Ils ont été initiés début mai et nous mettons tout en œuvre pour finaliser ces actions au plus vite. Nous vous tiendrons informés régulièrement de l'état d'avancement de nos actions.
A noter, certains flux dans un état erroné n'ont pas pu être basculés (peu).
Pour accéder à ce qui a été déposé sur votre répertoire d'Archives, voici la procédure proposée :
- Un ou deux utilisateurs au maximum par collectivité sera identifié pour consulter en lecture seule ces documents d'archives (de toutes les entités de la collectivité confondues),
- La collectivité par le biais de son responsable légal (Maire ou Président) le ou les identifiera (nom, prénom, adresse mail)
- Cette demande sera à adresser à support@ecollectivites.fr. L'équipe support e-Admin se chargera de créer les habilitations sur l'outil à partir du moment où la collectivité demandeuse aura été migrée.
- Un fichier csv pour les actes et un pour les documents ont été extraits au jour de la bascule pour faciliter la recherche. Sur ce dernier point, nous travaillons sur une amélioration de la recherche sur le site GED.
Concernant la suppression des flux de Pastell, voici les actions :
- Suppression des flux actes "transmis au CDG" de plus d'un an, conformément au RGPD (traitement automatisé).
- Suppression des flux actes "traitement terminé" de plus d'un an, conformément au RGPD (traitement automatisé), flux versés en GED.
- Suppression des flux Documents à faire signer "Etat signature récupérée" de plus d'un an, conformément au RGPD (traitement automatisé), flux versés en GED.
- Suppression des flux helios de plus d'un an (traitement automatisé, le délai sera réduit).
- Suppression des flux convocations du précédent mandat, soit, actuellement, supérieurs à 4 ans et demi.
- Suppression des flux en erreur (traitement automatisé).
Les suppressions de tous les flux sont automatisées avec les délais de conservation sur Pastell comme précisés ci-dessus.
A noter que lors du changement de version Pastell, ces délais seront amenés à être réévalués. Nous vous rappelons que Pastell n'est pas un espace de stockage documentaire, il est de la responsabilité des collectivités de récupérer leurs fichiers une fois les processus terminés.
Si vous aviez encore des documents à récupérer, vous avez jusqu’à la fin de la semaine pour le faire.
Nous vous remercions pour votre coopération.
